Flujo utlizando una tabla de Excel

En esta lección vamos a crear un flujo utilizando como fuente de datos una tabla de Excel.

Supongamos: el departamento de recursos humanos tiene en una tabla de Excel las fechas de cumpleaños de todos los colaboradores y diariamente se debe de revisar para enviar un correo de felicitaciones a los cumpleañeros del día.

Se nos pide que automaticemos el proceso para que se ejecute automáticamente y se nos comparte el Excel con la información.

Paso 1: Programar el Trigger del Flujo

• Ve a Power Automate.
• Elige + Crear y luego selecciona Flujo automatizado.
• Establece el nombre de tu flujo y selecciona el activador Programar – Recurrencia.
• Configura el activador para que se ejecute diariamente a las 8 a.m. o a la hora que prefieras.

Paso 2: Leer Datos de Excel

• Asegúrate de que tu archivo de Excel esté almacenado en un lugar accesible como OneDrive o SharePoint y que tenga una tabla definida con los campos Nombre, CorreoElectronico y FechaCumpleaños.
• Agrega una acción Listar filas presentes en una tabla del conector de Excel.
• Selecciona el archivo y la tabla correspondiente.

Paso 3: Filtrar por Fecha de Cumpleaños

• Agrega una acción Aplicar a cada para iterar sobre cada fila de la tabla de Excel.
• Dentro del Aplicar a cada, añade una condición que compare si la fecha de cumpleaños (formato MM-dd) es igual a la fecha actual (formato MM-dd).
• Usa la expresión formatDateTime(item()?[‘FechaCumpleaños’], ‘MM-dd’) para la fecha de cumpleaños.
• Usa la expresión formatDateTime(utcNow(), ‘MM-dd’) para la fecha actual.

Paso 4: Enviar Correo de Felicitación

• Si la condición es verdadera (es decir, si hoy es el cumpleaños de la persona), dentro del bloque «Si es verdad» de la condición, agrega la acción Enviar un correo electrónico (V2) del conector de Outlook.
• Configura la acción de correo electrónico con:
  • Para: Usa el correo electrónico de la fila actual items(‘Apply_to_each’)?[‘CorreoElectronico’].
  • Asunto: Algo como «¡Feliz Cumpleaños [Nombre]!» donde [Nombre] es el nombre de la persona.
  • Cuerpo: Escribe un mensaje de felicitación.

Paso 5: Guardar y Probar

• Guarda el flujo.
• Realiza una prueba manual para asegurarte de que el flujo se ejecuta como se espera. Puedes cambiar temporalmente la fecha de cumpleaños a la fecha actual para probar la funcionalidad.

Consejos Adicionales

• Formato de Fecha en Excel: Asegúrate de que el campo de fecha en Excel esté formateado correctamente para que Power Automate lo interprete como una fecha.
• Zonas Horarias: Considera la zona horaria en la que se ejecuta el flujo y la zona horaria de los destinatarios al programar el flujo y al comparar fechas.
• Pruebas: Haz pruebas con varios cumpleaños y fechas para asegurarte de que la lógica de filtrado funcione en todos los casos.